Как правильно спланировать свой день?

Типичные ошибки при планировании:

Как  делать правильно:

1.                  Не знать, сколько времени занимает то или иное дело;

Вести постоянный хронометраж, это позволит Вам уже через полгода ориентироваться в своей реальной жизни, знать, сколько времени и на что Вам надо.

Через 1 год Вы уже сможете определить систему постоянно повторяющихся событий своей жизни. Так например, может выяснится, что каждый третий понедельник у Вас завалы по входящим звонкам, и занимают у Вас 3 часа времени. А каждую вторую пятницу у Вас отвратительное настроение и Вы не способны составить качественный отчетJ. Т.е. может быть совершенно всякое. Но факт остается фактом: в нашей жизни есть постоянно повторяющиеся события из настроений, встреч, действий и т.д. И нам нужно все на всего эту систему знать.

Понятно, что эта система неким образом меняется: от времени года, от событий внешнего мира, и поэтому нужно вести постоянный хронометраж, чтобы быть в курсе изменений. Кроме того, меняетесь Вы сами, Ваши навыки, мировоззрение, опыт и это тоже дает изменения во времени выполнения дел.

Простой бытовой пример для тех, кто хоть раз готовил: если Вы первый раз пробуете приготовить по новому рецепту, то Вы тратите на это, скажем 1 час. Во второй раз, Вы тратите 50 минут, в третий 40 минут, четвёртый и последующие 30 минут. Тоже самое, происходит в нашей жизни в остальных действиях.

Или например, Вы из тех, кто постоянно опаздывает – это значит, что Вы плохо знаете реальность. Попробуйте провести эксперимент: запланируйте утренние сборы так:

6-00 подъем/ душ

6-10 завтрак

6-20 одеться/собраться

6-40 выход из дома.

И фиксируйте, сколько на самом деле занимает каждое привычное действие.

По моему опыту 90% людей ошибаются, потому что находятся в иллюзии относительно себя.

Как вести хронометраж: просто фиксировать что на самом деле делаете и отмечать сколько времени это занимает. В том числе и прерывающиеся действия, например: Вы начали писать отчет в 10-00, Вас прервал телефонный звонокв 10-15, Вы поговорили и снова приступили к отчету в10-25.вас снова прервали в 11-00,задали вопрос, Вернулись к отчету в11-25 и делали его до 12-00.

Т.к. записи будут выглядеть так:

Отчет (10-00  - 10-15// 10-25 – 11-00// 11-25 – 12-00). Итого: 85 минут.

Звонки: 10-15 – 10-25// и т.д. сколько накопится

Вопросы ко мне: 11-00 – 11-25 и т.д.

Вечером Вы сможете делать «итого» по каждому делу, будете видеть на какие вопросы Вас прерывают. Когда накопится критическая масса сведений, Вам станет понятно (инсайтJ), что можно сделать для того, чтобы Вас меньше «дергали», как можно оптимизировать процессы и беречь времязатраты.

Более подробно об этом: книга Д.А. Гранина: «Эта странная жизнь» (первое издание – 1974 года) – об Александре Александровиче Любищеве (ударение на «ю») и его системе ежедневного учёта времени, а также: http://vikent.ru/enc/481/

Еще один распространённый пример из тренингов по планированию:

- сколько времени займет подписание этого документа?

Ответ: весь день.

- Т.е. как, все 8 часов рабочего времени???

Ответ: ну нет, конечно… но в сумме весь рабочий день…

Начинаем разбивать на этапы – из чего состоит «подписать документ»:

1.      Согласование документа (планирование создания документа отдельная «песня») – сразу учесть сколько участников в согласовании. Предварительно, т.е. в момент планирования договориться с ними на определённую дату. Например, учавствует 5 человек. Позвонить каждому – максимум 5 минут. Итого: 25 минут.

1.1. При этом «согласование» дословно и пошагово означает обычно: отправить документ на вычитку. Отправить 5-ти адресатам максимум 5 минут. В письме указать срок ответа

1.2. Получить в правильный срок обратно. Для того, чтобы правильный срок состоялся, нужно напомнить за 1 сутки до дед-лайна: 5 участников по 1 минуте = 5 минут.

1.3. Просмотреть объем корректировок. При необходимости сразу договориться о новой вычитке. 15 минут.

2.      Корректировка при необходимости. Максимум 1 час.

3.      Если нужно – повтор п.1

4.      Пойти ногами за подписью генерального директора. При этом, важно сразу (в момент планирования) договориться на дату Х (чтобы он был на месте, чтобы мог уделить время и пр.) – 10 минут.

Итого: с повтором п.1 - 170 минут, это значит «весь рабочий день» = 2,83 часа.

Если так не спланировать, не договориться, то действительно будет «весь рабочий день».

Причина, по которой люди НЕ делают хронометраж – им не нравится реальность. Потому что оказывается, что результативного времени из скажем 8-ми рабочих часов всего 4, остальное время человек шатается без дела по якобы «делам», пьет чай, курит… Правда не нравится почти всемJ.

Но без хронометража, правильно спланировать свой день не получится…

2.                  Не знать, сколько времени в среднем в день занимает текучка в виде: звонков, вопросов и т.д. На «срочные дела», на дополнительные задачи от шефа и т.д.

Когда у Вас будут данные хронометража, Вы сможете в плане дня учитывать средние времязатраты на так называемую текучку, срочность и т.д. Более того, проявив смекалку, Вы сможете  оптимизировать свой рабочий день, сгруппировать текучку и срочность, и опережать события.

Например, секретарь одной компании находилась уже на грани истерики потому что ничего не успевала. Хронометраж показал, что она в среднем:

2 часа – работа с документами: ознакомление – 0,5 часа; сортировка – 0,5 часа; корректировки – 1 час;

1 час – работа с почтой (прием, ответы, сортировка): 10 минут – прием/ознакомление; 20 минут - ответы; 0,5 часа – сортировка.

1 час – разнос документов по отделам

2 часа – ответы на срочные вопросы, подготовка срочной информации по требованиям других отделов и руководства.

Итого: 6 часов, 2 часа в запасе.

Вроде все должна успевать… Но время использовалось не рационально. Она дергалась по каждой срочной просьбе и начинала делать ее сразу, в момент получения. Она нервничала от начальственного «СРОЧНО», что-то путала, переделывала. Потом возвращалась к тому, что бросила. Мучительно вспоминала на чем остановилась и что логически хотела делать дальше…

Мы решили, что не произойдет ничего страшного, если она будет доделывать до конца дело, которое делает в данный момент. Как видите, больше 1 часа ничего не длится и за 1 час ничего не случится страшного.

Второй вариант (рекомендую для всех) при прерывании действия записывать на чем остановилась  и что хотела делать дальше (занимает 1 минуту) и только потом приступать к срочному делу.

Все остальное – просто нервыJ.

Когда Вы знаете, сколько времени Вы тратите, например, на ответы на письма ежедневно, то Вы просто это планируете: почта – 1 час. И не важно в какое время точно Вы будете это делать – это, например можно делать при переключениях с одного дела на другое. Это лучше, нежели переключаться глядя в окно, зайдя в социальную сеть или просто пытаясь судорожно сосредоточитьсяJ.

3.                  Не учитывать время на переключения собственного внимания с одного дела на другое и не использовать время для переключений для выполнения других дел;

Точно знать, сколько времени нам требуется на переключения. Например, для меня есть встречи, после которых мне нужен 1 час, чтобы восстановиться и приступить к важной работе. Поэтому, такие встречи я планирую либо на вечер, либо до обеда.

Понятно, что вечер, как окончание рабочего дня и после этого план – домJ. А обед – отличное переключение и отдых.

Есть статьи, при написании которых нужно подготовиться (собрать информацию, систематизировать и т.д.), после подготовки к статье мне нужно переключиться не менее 0,5 часа, чтобы информация улеглась и взгляд «размылился»J. Эти 0,5 часа я использую либо для почты, либо на исходящие звонки, либо на что-то еще полезное. Но ни в коем случае не на то, чтобы просто «попить чай»/ «потрепаться» и пр. 

Т.о. Вы можете делать больше и будете эффективными.

4.                  Не знать результата запланированных действий

Точно определять результат, который нужен Вам или лицу заказавшему Вам действие.

Так, например, я часто встречаю примерно такой вариант: «невозможно запланировать! Например, как можно запланировать разработать систему с нуля, обеспечивающую работоспособность с учетом развития. Сжаты сроки, нет информации, от которой можно оттолкнуться».

Ответ: всегда, особенно в условиях неопределённости определяем ИКР (идеальный конечный результат – термин Г.С.Альтшуллера). При этом, согласуем ИКР с Заказчиком задачи. Мы должны не просто спросить: а подойдет ли такое решение? Нам скорее всего скажут: «сделай, там посмотрим» и мы будем тратить время, силы, творческий потенциал на тот результат, который на 90% не устроит Заказчика. Поэтому, мы формулируем ИКР через решение тех задач, которые ставятся Заказчиком. Например: решение устроит, если эта система будет САМА принимать зачеты у пользователей и давать допуск на следующий уровень. И решаем задачу или систему задач по алгоритму решения задач. Здесь будет полезно изучить методы ТРИЗ - дробление, вынос в надсистему, сворачивание, превращение вредного действия в полезное и др (Автор ТРИЗ, АРИЗ Г.С.Альтшуллер).

Планируем детально, используем дробление шагов до тех пор, пока шаги «непонятные» не превратятся в уже известные. Например: «поиск информации по теме» - временные затраты – кто его знает? Как пойдет? J)).

Надо: «поиск информации по теме:

- составить список ресурсов (люди, СМИ, пр.) – 0,5 ч;

- проверить источники информации,

- выбрать максимум 5 (позвонить, взглянуть и т.д.) – 1 ч;

- сбор информации источник 1 (результат: информация выписана в БД, без системы) – 0,5 ч.

Т.е. мы всегда должны создавать план из понятных и маленьких шагов. Эти маленькие и понятные шаги длиною в 0,5 – 1 час мы можем запланировать на разные дни. Т.е. нам совершенно не нужно тратить «весь день» на какое-то одно дело, потому что часто бывает, что это невозможно. Мы можем делать в день по чуть-чуть от больших дел и получать много приятных результатов.

Когда мы не знаем результат действий, мы всегда не заинтересованы в выполнении действий.

Или, например, часто встречающаяся ситуация: многие жалуются на качество уборки, мол, уборщицы пошли ленивые, убирают плохо.

Но в тот момент, когда Вы пропишите чек-лист и указанием времени действия, все становится на свои места.

Чек-лист прописывается в формате результата.

Пример в таблице №2.

5.                  Не учитывать взаимодействий с другими людьми и не оценивать степень зависимости от них.

Пример, как учитывать взаимодействия приведён в п.1 таблицы.

При планировании важно понимать: с кем, по какому поводу, сколько времени (хотя бы примерно) Вам придётся взаимодействовать. И сразу договариваться с этими людьми. Например, Вы можете просто позвонить и попросить: «у меня к тебе будет вопрос по твоей работе 12 июня, мне потребуется от тебя минут 30. Посмотри, пожалуйста, сможешь?». Если «сегодня» 1 апреля, то скорее всего у этого человека эти 30 минут 12 июня будут и он сможет их запланировать. Но не факт, что эти же 30 минут у него будут 12 июня.

ПРИЛИЧНО ставить в известность людей, с которыми планируется взаимодействие заранее. Заранее – значит на этапе составления плана. Т.к. это может сразу внести коррективы – человек просто не может тогда, когда Вы планируете. И предупреждает человека о «вторжении». При этом не важно, как в данный момент у Вас принято, и как относятся к Вам. Если Вы начнете действовать подобным образом, то со временем и к Вам станут относиться также. Через 2 – 3 месяца.

Ни кто не ОБЯЗАН помнить о договорённостях. Если Вам нужен результат: тормошите, предупреждайте, не ждите «часа Х».

Очень часто планирование рушится именно по причине того, что мы забываем договориться о взаимодействиях с коллегами, руководством, семьей.

Стандарт

Описание чистоты

Периодичность действий

1.                   Орг.техника:

1.1. мониторы компьютеров;

1.2. системные блоки;

1.3. телефоны;

1.4. принтеры;

1.5. мини-АТС;

1.6. шнуры;

1.7. переходники («тройники»).

Не допускается наличие пыли, грязных разводов. 

Протираются  ежедневно

2.       Рабочие столы, тумбочки и шкафы:

2.1. Поверхности столов;

2.2. Боковые поверхности столов, шкафов, тумбочек (внешние и внутренние);

2.3. Полки в шкафах, на столах.

Не допускается наличие пыли, грязных разводов (если на рукавах одежды остается грязь от соприкосновения с поверхностью).

Протираются ежедневно.

3.       Стулья:

3.1. Поверхности стула;

3.2. Ножки стульев;

3.3. Задняя часть стульев.

Мыть стулья влажной тряпкой с моющими средствами один раз в месяц.

Мыть тканевые части стула, а также ножки и спинку. 

Если на стуле появляются пятна или пыль мыть немедленно.

Один раз в месяц.

Немедленно.

4.       Зеркала

Без разводов и жирных пятен.

2 раза в неделю

5.       Батареи:

5.1. Поверхности в поле доступности;

5.2. Стены над батареями;

5.3. Трубы в поле доступности.

Без разводов и жирных пятен, следов копоти, без скопления пыли.

1 раз в неделю.

6.       Чистые двери:

6.1. Поверхности дверей (внешние и внутренние);

6.2. Ручки дверей;

6.3. Наличники дверей.

Без пыли, въевшейся грязи.

1 раз в месяц.

7.       Подоконники:

7.1. Поверхности подоконников;

7.2. Боковые поверхности подоконников;

7.3. Под подоконниками.

Без разводов и жирных пятен.

2 раза в неделю.

8.       Окна:

8.1. Оконные рамы;

8.2. Оконные ручки;

8.3. Стекла.

Без разводов и жирных пятен, следов копоти, без скопления пыли.

1 раз в неделю.

Весной и осенью (2 раза в год). Если на стеклах грязные разводы, пятна – протереть сразу.

9.       Жалюзи на окнах.

10.   Крепления жалюзи

Протираются с обеих сторон. Не допускается скопление пыли, разводы.

1 раз в месяц.

11.   Сантехника:

11.1.         Унитазы вся поверхность и внутренность;

11.2.         Раковины внешняя и нижняя часть;

11.3.         Краны;

11.4.         Трубы в пределах доступа и видимости;

11.5.         Кафель на стенах.

Протираются с обеих сторон. Не допускается скопление пыли, разводы.

Ежедневно

Один раз в неделю

Два раза в месяц

12.   Полы:

Не допускается скопление пыли, разводы.

Моются ежедневно. при необходимости протираются несколько раз в день.

12.1. Плинтуса

Не допускается скопление пыли, разводы.

Один раз в неделю

13. Розетки и включатели

Не допускается скопление пыли, разводы.

Один раз в неделю