Как все успеть сделать... Методика распределения времени. Часть 2.

3.      Считаем рабочее время (не больше 6-ти часов).

Рабочее время – это то время, в которое Вы будете напрягать мозг и/или выполнять свои рабочие обязанности. В моем плане на день таких пунктов (выделены жирным шрифтом) на 2 часа 40 минут. Мне достаточноJ.

Почему не больше 6-ти часов: потому что продуктивно мозг может работать не больше этого времени. Остальное время он либо висит, либо перезагружается, либо изображает бурную деятельность.

Если Вы видите, что рабочего времени больше, чем 6 часов, то Вы просто переносите дела (решаете какие именно) на другие дни, и если кто-то вовлечен в эти дела, ставите их в известность о переносе СРАЗУ, как только перенесли. Это прилично. Неприлично - в момент начала действия уведомить о переносе. Человек не успеет перестроиться, и Вы хапнете немного или много проклятий.

Часто спрашивают: «а как же я перенесу, если все дела важные. Нет уж, я запланирую не 6 рабочих часов, а 10». Ну что ж, попробуйте. На мой взгляд, гораздо неприятнее переносить дело снова и снова, чем адекватно запланировать и сделать, не напрягаясь. Можно конечно напрячься и отпахать 10 часов, да, так бывает. Но Вы должны отдавать себе отчет в том, чем Вы за это заплатите. Примерный список платы:

·         Нервное перенапряжение, и Вы раздражены на всех, особенно на близких, особенно на детей;

·         Болезнь. А как иначе организму Вас успокоить? Но многие любят болеть, потому что это единственное время, когда можно честно не работатьJ)). Этакий мазохизм;

·         Депрессия – вообще ничего делать не хочется, и нет вдохновения, и Вы откладываете даже простые дела на «потом» и копите, копите, копите список невыполненных дел, до следующего рывка в 10-20 рабочих часов.

·         Потеря деловой репутации. Потому что забываете что-то, постоянно переносите сроки, суетитесь, не можете вникнуть в суть.

4.      Расставляем приоритеты.

Вообще, я использую 3 приоритета:

А – могу сделать только я (не путать с неумением делегировать). Например, сходить к врачу;

- то, что является моими должностными обязанностями;

- то, что является моими социальными обязанностями. Например, я - мама, и только я могу развивать своих детей (мое мнение).

В – то, что я делегирую кому-то. Например, сходить на какое-то собрание по танцам для дочерей – могу попросить мужа или кого-то из старших детей. 

- то, за что должны отчитаться. Например, стояла задача у одного из моих сотрудников сообщить мне какие-то данные, я себе эту задачу планирую, но жду до конца рабочего дня информации.

- то, что не зависит от меня на 100%. Например, встреча или собеседование с человеком, которого Вы не знаете и не уверены в нем.

! – в классике это С – срочные и неважные задачи. Это то, что можно сделать и не сегодня. То, что мелкое. Например, поставить стирку, написать какие-то неважные письма, вбить какую-то информацию и пр. В общем, сил на это особо не нужно.

Если несколько раз переносить !, то оно становится В или даже А.Усиление: кому-то сложно расставлять приоритеты. Недавно один мой Заказчик поделился своим способом приоритетов. А - красные, В - зеленые, ! - желтые.

Расписание дня

5.      Присваиваем очерёдность внутри каждой группы приоритетов

Берем приоритет А и расставляем очередность выполнения действий внутри него:

Как видите, действия я выписываю не строго очередно, а как вспомнилось.